Un voyage d’affaires ne se fait pas à la légère. C’est un type de voyage qui a des objectifs précis, tant personnels que professionnels. Il est donc, important de bien l’organiser et éviter d’improviser étant donné que vous aurez un agenda a respecté de manière rigoureuse une fois que vous êtes sur les lieux de votre mission. Comment se préparer à ce type de voyage de ce fait, et quelles sont les actions à prioriser dans cette préparation ?
Les principaux documents à préparer
Un voyage d’affaires n’est pas le genre de voyage à préparer un an à l’avance. Cela peut être décidé rapidement dans votre société ou prévu depuis le début de l’année, en fonction des besoins. Cependant, cela ne doit pas vous empêcher à mettre déjà en place, à l’avance, un check-list de tout ce que vous devez préparer comme documents administratifs. Ainsi, quelques jours avant votre départ, vous ne ferez plus que le point. Comme papiers administratifs importants, veillez à vérifier à l’avance que vous avez bien votre passeport et que ce dernier est bien valide. Dans ce cas, prenez soin de regarder sa durée de validité. Il doit être daté d’au moins 6 mois après votre date de retour. Dès lors que vous savez où vous allez, il faut aussi s’informer si vous aurez besoin d’un visa ou non. Généralement, beaucoup de pays ne demandent pas un visa pour les ressortissants français, surtout si le séjour ne dépasse pas les 3 mois. Cependant, il faut toujours demander au niveau de l’ambassade ou du consulat du pays de destination. Cette information doit être demandée bien à l’avance (au moins 2 mois avant la date du départ) étant donné que les procédures ne sont pas les mêmes pour tous les ambassades ou consulats. Cela, parce que la démarche peut être gratuite, mais certains consulats peuvent aussi facturés cette demande. Il n’est pas rare également qu’on doive passer par divers entretiens et formalités administratives, si chez certains, le visa s’acquiert rapidement après une simple demande à la personne responsable. Et enfin, n’oubliez pas de vous faire vacciner en fonction de votre destination. Le vaccin contre le paludisme, la fièvre typhoïde, contre le DT Polio et les cas d’hépatites sont indispensables dans la plupart des pays. Il vous faudra les faire. On conseille également de s’inscrire sur l’Ariane du ministère des affaires étrangères afin d’être au courant de diverses informations au niveau du pays de destination.
Santé, réservation et autres éléments utiles
Si les papiers administratifs sont les plus importants pour éviter les désagréments durant votre voyage, il faut aussi faire attention à votre santé. La question de la vaccination dépendra de ce fait, de votre zone de destination. Mais mis à part ce point important, vous devez aussi vous doter d’une petite trousse à pharmacie. C’est un dispositif essentiel qui vous permettra de soigner rapidement les petits maux qui peuvent survenir durant votre séjour. Il vous faudra également signer un contrat d’assurance spécifique aux voyages professionnels. Elle permet une couverture des frais maladies durant le voyage, mais aussi, la prise en charge et l’indemnisation si vous êtes victime d’un accident ou d’un souci qui engage votre responsabilité civile. Pour ce qui est de la réservation de votre billet, il faudra voir à l’avance la compagnie aérienne que vous allez prendre en prenant soin de comparer les prix. Il est possible également que votre déplacement se fasse d’une ville à l’autre ou d’un pays à l’autre. Il sera nécessaire dans ce cas, de voir s’il y a possibilité d’avoir un billet multi destinations. Voyez également les principaux modes de transport dans la zone de destination et regardez s’il vous est possible de faire des réservations de place (train, autocar, etc.) à l’avance, ou si vous êtes obligé de louer une voiture pour faciliter votre déplacement. En cas de réservation dans ce cas, veillez à toujours avoir une copie ou un enregistrement de la preuve de paiement de la réservation si le billet n’est pas accessible immédiatement.